Ajouter un événement

• Introduction

L'événement est la plus petite entité que l'on puisse planifier dans WANDEED. C'est la tâche à effectuer que l'on va positionner dans son agenda.

Une action (activité d'un projet) peut être découpée en 1 à n événements. 

• Comment accéder à la fonction "Ajouter un événement"

  Si vous êtes sur l'agenda de Wandeed, vous pouvez ajouter un événement et venir le placer dans le calendrier.

  

  Si vous êtes sur une action, vous pouvez définir une liste d'événements qui lui seront rattachés. 

  

• Les données que vous pouvez enregistrer

  -------------------------------------          Onglet Informations générales         ---------------------------------------------

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Données	Explicatif
Date et créneau horaire	La date et le créneau horaire où est planifié l'événement. Dans le cas, où vous êtes sur une action et que vous souhaitez découper cette action en plusieurs événement sans avoir à planifier les événements dans le temps, il faudra juste saisir la durée de l'événement (cette donnée est obligatoire).
	Bouton à activer si l'événement a lieu toute la journée. Dans ce cas, l'événement sera affiché dans la colonne de la journée où a lieu l'événement.
Objet	Donnée obligatoire. C'est l'intitulé de l'événement.
Catégorie	Plusieurs catégories existent et permettent de distinguer par la couleur les événements. Les catégories classiques sont "Production" pour des événements en lien avec les projets, "Réunion", 'Absence", "Formation" mais vous pouvez en créer d'autres. Voir paramétrage de l'agenda.
Utilisateur	Donnée obligatoire. L'utilisateur qui sera en charge de l'exécution de l'événement.
Sprint	Si vous souhaitez que votre événement soit rattaché à un sprint. Consigne : ne jamais associer un événement à un sprint passé.
Domaines de compétences	Vous pouvez rattacher votre évènement à un domaine de compétences. Cela permettra de sélectionner les collaborateurs qui ont ce niveau de compétences. Pour cela, il faut avoir mis en place la gestion des domaines de compétences.
Projet Processus/devis/contrat Action	Si vous souhaitez rattacher l'événement à un projet, un contrat, un processus, une action. Si vous le faites, le temps passé sera comptabilisé au niveau du projet, contrat, processus, action. Nous préconisons de rattacher le maximum d'événements à des projets pour pouvoir ensuite faire une analyse de rentabilité sur chaque projet. D'ailleurs, le petit bouton  accessible sur l'agenda permet de détecter rapidement les événements qui ne sont rattachés à aucun projet.
Contact	Un contact issu de la base "contacts" peut être lié à l'événement. Dans ce cas, l'événement apparaitra dans la fiche détail du contact.
Etat	C'est le statut de l'événement - A faire, en cours, terminé
Tags	Possibilité de saisir des petits post-it qui permettront de caractériser l'événement. Ces tags sont affichés lorsque l'on visualise la liste des événements.
	Il est possible de définir l'événement comme privé, ce qui signifie qu'il ne sera pas visible par les autres collaborateurs de l'entreprise.
	La fonctionnalité permettant de marquer un événement comme bloqué signifie que vos collaborateurs ne pourront pas apporter de modifications.
Description	Un petit texte pour apporter des précisions concernant l'événement.

-----------------------------------------------       Onglet Champs personnalisés   -------------------------------------------

• Se référer aux articles dédiés à la gestion des champs personnalisés.

------------------------------------------------        Onglet Rendez-vous      ---------------------------------------------------

Données	Explicatif
Invités obligatoires et facultatifs	Si l'événement est une réunion et nécessite la présence d'invités, vous pouvez ici saisir les personnes dont la présence est obligatoire et les personnes dont la présence est facultatives. En sélectionnant un contact ou en entrant une adresse e-mail, vous enverrez une invitation à ces personnes afin qu'elles puissent y participer à l'événement.
	Un bouton "Autoriser les invités à modifier les horaires", qui, à l'instar d'Outlook, donne la possibilité aux invités de changer les horaires de l'événement.
	Le champ de sélection "Afficher comme", qui permet de définir le statut Outlook lors de l'événement.  Disponible sur Wandeed correspond à Libre sur Outlook  Occupé à Occupé  Ne pas déranger à Travaille ailleurs  De retour bientôt à Provisoire  Apparaitre absent à Absent
Rappel	Pour demander qu'une notification de rappel vous soit envoyée avant la réunion.
Lieu de la réunion et Km	Le lieu et la distance servent d'indication sur l'événement, mais également à calculer les indemnités kilométriques sur vos notes de frais.
Véhicule	Il est possible de sélectionner un véhicule depuis la liste des matériels. Cela est pratique car, les véhicules étant associés aux indemnités kilométriques, Wandeed peut calculer le montant des indemnités kilométriques sur une note de frais pour une période spécifique, en fonction du véhicule choisi et du nombre de kilomètres enregistrés. Cela garantit un gain de temps.
	Le bouton "Réunion en ligne" permet d'envoyer une invitation Teams aux personnes invitées à l'événement.

Un avertissement s’affiche lors de la modification d’un événement avec invités pour indiquer les impacts possibles liés à celle-ci.

--------------------------------------------------         Onglet  Discussion  -----------------------------------------------------

Cet onglet permet d'échanger des informations avec les collaborateurs de votre entreprise. Ils seront notifiés.  

Il suffit de saisir @nom de la personne + message à adresser.

Dès qu'un message est posté, on vient incrémenter le nombre de messages composant la discussion.

----------------------------------------      Onglet Fichiers   ---------------------------------------------------------------

Il est possible de rattacher un ou plusieurs fichiers à l'événement.

-----------------------------------------      Onglet Périodicité   ----------------------------------------------------------------

Comme sur Outlook, il est possible de définir une périodicité pour l'événement.

• Les fonctionnalités accessibles depuis cet écran

• Quitter l’écran sans sauvegarder
  
  • Enregistrer vos données concernant l'événement 
    
  • Supprimer l'événement dans l'agenda 
  • Dupliquer l'événement.
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