Utiliser l'agenda de WANDEED

• Introduction
  

L’agenda et le sprint sont les outils d’organisation principaux des utilisateurs de WANDEED. Ces deux outils sont complémentaires et reposent sur les mêmes données. 

L'agenda vous permet d'organiser  visuellement les différentes activités de votre quotidien : rendez-vous, réunions, actions à mener pour des projets, etc.

Il vous permet aussi d'enregistrer les heures travaillées et de les allouer aux différents projets.

Attention : la restriction d’horaire permet  d’empêcher les utilisateurs de saisir plus que le nombre d’heure hebdomadaires définies dans le paramétrage ( il suffit de demander la restriction d'horaires dans le module horaires ( voir paramètre/ressources/moyens humains/horaire). 

L'agenda est entièrement synchronisé avec le calendrier Office365. Par conséquent, tout événement ajouté à Office365 apparaîtra également dans WANDEED, et inversement.

L'agenda se décompose en deux parties :

• L'agenda mono-utilisateur permet de visualiser l'agenda d'un utilisateur donné. Il est à noter que dans WANDEED, l'agenda d'un utilisateur est "ouvert" aux regards des autres collaborateurs de l'entreprise. Il peut être mis à jour et complété par l'utilisateur propriétaire mais une autre personne de l'entreprise peut venir créer un évènement.
• L'agenda multi-utilisateurs permet de visualiser le planning d’une équipe par exemple. En effet, les emplois du temps des collaborateurs choisis s'affichent sur un même écran, offrant ainsi une excellente visibilité sur leurs disponibilités.

L'élément central de l'agenda est l'événement.

• Vous planifiez une réunion ? c'est un événement de type réunion que vous venez positionner dans l'agenda.
• Vous avez prévu de travailler sur une activité d'un projet (action pour WANDEED)? c'est un événement de type production que vous venez positionner dans l'agenda.
• Vous êtes en congés ? c'est un événement  de type absence que vous venez poser dans votre agenda.

Qui peut créer des événements ?

• Vous bien sûr, dans votre agenda et dans celui des autres collaborateurs de votre entreprise et même dans celui de votre responsable hiérarchique !
• Tout collaborateur de l'entreprise dans son agenda et dans le vôtre également !

Comment WANDEED peut m'aider à planifier mon activité ?

• WANDEED propose la liste des actions dont vous avez la responsabilité et qui ont été planifiées sur une période donnée (qu'elles appartiennent ou non à un sprint). Vous avez également à votre disposition la liste des actions pour lesquelles vous accusez un retard par rapport au planning initial. 
• Il est donc très simple de venir piocher dans cette liste d'actions pour créer des événements dans votre agenda et organiser ainsi votre journée, semaine, mois, année.

• Comment accéder à la fonction "Voir et gérer mon agenda"
  

  C'est par la petite icône en forme d'agenda dans la barre des raccourcis (en haut à droite de l'écran)

  
  

• Les données que vous pouvez visualiser et enregistrer

--------------------------------------------------       Pavé Actions       ----------------------------------------------------------------

Nous sommes sur l'agenda de Léa. Sur la partie en bleu (menu actions), il est affiché l'ensemble des actions sur lesquelles Léa doit intervenir et qui correspondent à la période affichée sur l'agenda. Elles sont au nombre de trois.

Cette liste est classée par projets. Si vous déployez les projets, se trouvent les processus/devis/contrats. Si vous déployez les processus/devis/contrats des actions apparaissent. Si ces actions possèdent des événements, ces derniers apparaissent aussi.

Il est important de noter que si vous cliquez sur les petites icônes, le détail du projet, du contrat, de l'action ou de l'événement apparait. 

Sur le menu actions, des éléments chiffrés apparaissent. La colonne de droite en marron  représente le nombre d'heures total que Léa doit produire pour terminer le projet, l'action ou l'événement. C'est le reste à planifier total.

La colonne de gauche (en vert) représente le nombre d'heures restant à planifier pour Léa pour la période concernée. Une estimation est faite par WANDEED (calcul au prorata en fonction de la charge de travail totale à produire et le temps imparti - ici une semaine).  

Si la période observée est de 1 jour, alors le nombre d'heures à planifier pour Léa (et recalculée par WANDEED) diminue. Pour organiser sa journée de travail au mieux, Léa devra travailler un peu plus de 5 heures sur le projet SAP.

Vous pouvez "glisser-déposer" chaque action du pavé "actions" dans l'agenda sur les plages horaires où vous êtes disponibles. Cette action créera un événement. La durée de l'action est diminuée.

Si vous déplacez un événement existant, il sera intégré à votre calendrier pour la durée prévue. Cela le retirera également de la barre d'actions, puisqu'il aura été programmé.

Attention, si vous avez déplacé une action ou un événement par erreur, vous pouvez annuler cette action : il suffit de glisser et déposer l'événement de l'agenda vers le menu des actions pour le réintégrer à la liste. Vous n'avez pas à viser la bonne action. Il suffit de glisser sur la liste.

----------------------- Que se passe-t-il quand vous allez sur l'agenda d'un autre collaborateur -----------------------------

Si vous allez sur l'agenda d'un autre collaborateur, vous voyez les événements qui sont rattachés à des projets auxquels vous avez accès et dont la "case privée" n'a pas été cochée.

Pour les autres événements (c'est à dire les événements non rattachés à des projets ou événements rattachés à des projets sur lesquels vous n'avez aucun droit ou dont la ces "privée" a été cochée ), vous ne pouvez ni voir le contenu, ni les modifier, ni le déplacer. La confidentialité est assurée.

Si vous créez ou modifiez un événement sur l'agenda d'un collaborateur, la personne concernée sera automatiquement informée par le biais des notifications.

Cette pratique permet de supprimer la gestion des post-it que l'on vient poser sur le bureau d'un collègue en lui demandant d'effectuer une action. Avec WANDEED, il suffit juste de créer un événement dans l'agenda de ce collègue.

-------------------------------------------   Pavé  Fonctions gestion agenda      ---------------------------------------------------

 Une barre sur fond gris contient l'ensemble des fonctions de gestion des événements dans l'agenda.
 

• Ajouter : Se référer aux articles dédiés à l'ajout d'un événement.
• Terminer : permet de désigner les événements dans votre agenda que vous considérez comme terminés. Pour cela  parcourez l'agenda et cliquez sur les événements concernés puis validez avec le bouton 
• Bloquer :  vous pouvez bloquer certains événements. Cela signifie que les autres collaborateurs ne pourront pas les modifier. Pour cela, comme pour terminer un événement, vous pouvez cliquer sur le bouton "Bloquer", puis sélectionner les événements concernés, puis valider. Un cadenas apparaît sur votre événement lorsque ce dernier est bloqué. 
• Retard : permet de visualiser l'ensemble des événements qui sont en retard ( qui n'ont pas été terminés). Il est possible de signaler qu'ils sont terminés ou simplement replanifier l'événement.
  
• Projet : Ce bouton permet de visualiser en un clic, quels événements de votre agenda ne possèdent pas de projet. En effet, si vous cliquez sur le bouton "Projet", tous les événements ayant un projet disparaissent de l'agenda. Cela vous permet d'assigner des projets aux autres événements de votre agenda. 

-----------------------------------------------   Pavé Paramètre affichage et personnalisation agenda  --------------------------

Une barre contenant l'ensemble des paramètres d'affichage de l'agenda.

• Aujourd'hui : permet de revenir à l'affichage de la journée en cours
  
• Jour : affichage sur une seule journée 
• Semaine : il s'agit de l'affichage d'une semaine du lundi au dimanche 
• Mois : affichage mensuel
• Agenda : charge les événements pour les 7 prochains jours. Ils défilent de haut en bas jusqu'au dernier événement. Les jours ne contenant aucun événement sont masqués.  

Une icône permettant d'accéder aux différents paramètres permettant la personnalisation de l'agenda

• Afficher le samedi et le dimanche ou ne pas afficher
• Cacher ou non les heures non travaillées
• Prendre en compte vos horaires de travail personnels ou choisir l'heure de début de journée et l'heure de fin de journée.
• Gérer la durée des créneaux horaires ( intervalle en minutes + coupures par intervalles).
• Jouer sur les couleurs et ajouter des catégories d'évènement.