Gérer les notes de frais

• Introduction

C'est via la fonctionnalité "notes de frais" que les utilisateurs pourront soumettre à leur hiérarchie leurs notes de frais. Les managers pourront valider ou non ces notes de frais. On pourra enregistrer leur règlement.

Les notes de frais sont considérées comme des dépenses pour les projets et apparaîtront comme telles dans les graphiques en lien avec les chiffres clés des projets.   

Lorsqu'on enregistre une note de frais, on distinguera les données liées au calcul des indemnités kilométriques et les données liées au frais de bouche, de péage ou d'hébergement.

Il sera possible d'imprimer une note de frais.

• Comment accéder à la fonction "Gérer les notes de frais"

• Menu principal : Icône représentant

• Menu secondaire : Ressources humaines/notes de frais
  

Vous arrivez sur un écran qui vous permet d'ajouter, de modifier ou de supprimer une note de frais. C'est également une liste sur laquelle vous pouvez effectuer des recherches, faire des tris, personnaliser l'affichage des données.

• Les données que vous pouvez enregistrer
  

----------------------------------------------        Onglet Informations générales       ---------------------------------------

Données	Explicatif
Le nom du demandeur	Donnée initialisée avec votre nom mais vous pouvez également faire une demande pour un de vos collègues. Vous avez d'ailleurs accès à la liste des utilisateurs de WANDEED.
Intitulé de la note de frais	Saisie obligatoire. Un petit libellé qui permet de reconnaître facilement votre note de frais dans la liste. Cela peut être par exemple : Note de frais isabelle pour décembre 2024
Date de saisie de la note de frais	Saisie obligatoire
Utilisateur	Donnée affichée par WANDEED. Il s'agit ici de la personne qui saisit la note de frais
	La case 'Pour compta' indique à WANDEED qu'il faudra tenir compte de cette note de frais lorsque l'export comptable sera lancé. La case 'Transféré en compta' sera activée par le traitement de l'export comptable pour indiquer que la note de frais a bien été traitée et comptabilisée. Lorsque la note de frais est traitée comptablement, on connaîtra la date du transfert en comptabilité et la personne ou le traitement qui a fait le transfert. Notons que le transfert peut être manuel (dans le cas où vous transférez à votre comptable les pièces en les scannant).
Commentaire	Possibilité de saisir un texte qui permet de justifier la note de frais.

------------------------------------------------   Onglet Champs personnalisés   ---------------------------------------------------------

•   Se référer à l'article Définir les formulaires personnalisés pour gérer les champs personnalisés

--------------------------------------------   Onglet Indemnités kilométriques -----------------------------------------------

Wandeed calcule les indemnités kilométriques en fonction de plusieurs éléments

• La table des indemnités kilométriques - gérée en interne par nos développeurs,
• La valeur fiscale du véhicule utilisé - il faudra préalablement définir les véhicules personnels dans les paramètres dans les fonctions de paramétrage de WANDEED ( icône : petite roue crantée, Ressources, puis Moyens matériels
• Le nombre de kilomètres parcourus -  donnée saisie par le collaborateur.

Au travers de cet écran dédié à la déclaration des indemnités kilométriques, 2 modes de déclaration sont proposés :

1. Un mode automatique qui balaye l'ensemble de l'agenda du collaborateur pour récupérer tous les trajets effectués sur une période et calculer, en fonction des kilomètres parcourus, les indemnités kilométriques associés. 
2. Un mode manuel qui permet de saisir les différents trajets sans se soucier de ce qui a été défini au niveau de l'agenda.

Intéressons-nous dans un premier temps au mode automatique. 

Il est nécessaire de saisir la période concernée par la déclaration des trajets effectués.

En cliquant sur le bouton  , vous déclenchez une procédure d'analyse de WANDEED. WANDEED va balayer votre agenda et rechercher sur la période indiquée tous les événements où vous avez indiqué avoir fait des kilomètres avec un véhicule. Attention, il faut, non seulement que les événements de l'agenda soient planifiés, mais qu'ils soient également considérés comme terminés et validés.

WANDEED identifie donc vos trajets et, pour chacun d'eux, calcule les indemnités kilométriques en fonction du nombre de kilomètres effectués mais également en fonction de la puissance fiscale du ou des véhicules utilisés.  

Si vous n'avez pas utilisé l'agenda pour référencer vos trajets, il est possible de saisir manuellement les informations.

Données	Explicatif
Date	Saisie obligatoire Date à laquelle où vous avez effectué un trajet.
Véhicule	Saisie obligatoire qui permet à WANDEED d'identifier le véhicule que vous avez utilisé. Ce véhicule devra exister dans la base de données (voir les moyens matériels dans les paramètres de WANDEED/ ressources)
Projet	Saisie facultative. Il sera possible de rattacher ce trajet à un projet. L'impact ? Imputer les frais kilométriques aux dépenses du projet.
Contrat	Saisie facultative. Il sera possible de rattacher ce trajet à un contrat d'un projet donné.
Ligne de contrat	Saisie facultative. Il sera possible de rattacher ce trajet à une mission bien précise d'un contrat.
Commentaire	Saisie facultative. Un petit texte qui permettra de se souvenir du contexte de ce trajet.
Nombre de KM	Saisie obligatoire. Nombre de kilomètres parcourus. C'est essentiel pour calculer les frais kilométriques
Prix unitaire TTC	Donnée calculée par WANDEED. En fonction de la puissance fiscale du véhicule et du nombre de km déjà parcourus par le véhicule. Donnée issue des tables du barème officiel des indemnités kilométriques. Pour exemple :
Taux de TVA	Saisie obligatoire. Une liste de choix est proposée TVA 10%, TVA 20%, Pas de TVA, TVA multiple, etc. Issue de la liste déroulante ' Taux TVA'
Montant TTC	Donnée calculée par WANDEED. Résulte du calcul effectué par WANDEED à partir du barème des indemnités kilométriques .
Montant TVA	Donnée calculée par WANDEED mais pouvant être modifiée dans le cas où vous avez choisi une TVA multiple.
Montant HT	Donnée calculée par WANDEED et non modifiable.
Lieu	Saisie facultative mais c'est toujours bien de connaître la destination du déplacement.

 --------------------------------------------------   Onglet Détails des dépenses ---------------------------------------------- 

L'onglet 'détails des dépenses' permet d'enregistrer les dépenses effectuées dans le cadre professionnel (dans le cadre de déplacements professionnels ou si vous avez avancé des fonds pour acheter des fournitures pour votre entreprise).

Il est possible d'ajouter une dépense, de la modifier ou de la supprimer.

Voici les données qui permettent d'enregistrer une dépense. 

Données	Explicatif
Date	Saisie obligatoire Date à laquelle où vous avez effectué la dépense.
Catégorie	Saisie obligatoire. Choix parmi les données de la liste déroulante 'catégorie notes de frais'. On peut au travers de cette liste déroulante, rattacher un taux de TVA à chaque catégorie.
Lettrage	Donnée générée par WANDEED non modifiable
Projet	Saisie facultative. Il sera possible de rattacher cette dépense à un projet. L'impact ? Imputer les frais générés aux dépenses du projet.
Contrat	Saisie facultative. Il sera possible de rattacher cette dépense à un contrat d'un projet donné.
Ligne de contrat	Saisie facultative. Il sera possible de rattacher cette dépense à une mission bien précise d'un contrat.
Commentaire	Saisie facultative. Un petit texte qui permettra de se souvenir du contexte de cette dépense.
Quantité	Saisie obligatoire. Combien de repas, combien de nuitées sont concernés par cette note de frais ?
Prix unitaire TTC	Saisie obligatoire. Le montant TTC dépensé et correspondant à UNE quantité. Exemple: prix TTC d'une nuitée.
Taux de TVA	Saisie obligatoire. Une liste de choix est proposée TVA 10%, TVA 20%, Pas de TVA, TVA multiple, etc. Issue de la liste déroulante ' Taux TVA'
Montant TTC	Donnée calculée par WANDEED. Tout simplement le prix unitaire TTC * quantité
Montant TVA	Donnée calculée par WANDEED mais pouvant être modifiée dans le cas où vous avez choisi une TVA multiple.
Montant HT	Donnée calculée par WANDEED et non modifiable.
Devise	Saisie obligatoire. Issue de la liste déroulante 'Devises'.
Fichiers	Possibilité d'accrocher les différentes factures correspondant aux dépenses effectuées.

----------------------------------------------------------      Onglet Suivi      ------------------------- ---------------------------------------

L'onglet 'Suivi' liste l'ensemble des étapes par lesquelles la note de frais est passée.

Cette liste des étapes est définie et personnalisable dans le module de configuration de WANDEED.

Il est également possible de mettre en place un processus de validation des notes de frais.