Gérer les invitations à des réunions depuis WANDEED

• Introduction

Vous pouvez au travers de l'agenda WANDEED, organiser vos réunions et envoyer les invitations à chaque participant comme vous le faites sur OUTLOOK.

Vous trouverez ici les explications pour gérer ces invitations.

• Comment accéder à la fonction "Voir et gérer mon agenda"
  

  C'est par la petite icône en forme d'agenda dans la barre des raccourcis (en haut à droite de l'écran)

  

Votre agenda s'affiche alors et vous pouvez créer votre réunion en ajoutant un événement.

NB : Si vous ne connaissez pas la notion d'événement Wandeed, nous vous invitons à lire l'article suivant Ajouter un événement

• Les données que vous pouvez enregistrer

Sur l'onglet 'Informations générales' de l'événement, il vous est possible de définir :

• la date et le créneau horaire de la réunion,
• l'objet de la réunion,
• le type d'événement (dans notre cas, il s'agit d'une réunion qui sera notée dans l'agenda avec une couleur verte), 
• le projet auquel vous souhaitez rattacher cette réunion (le fait de rattacher un projet à une réunion permet de comptabiliser le temps passé dans les dépenses du projet),
• votre message d'introduction de la réunion.   

Sur l'onglet 'Rendez-vous', on complète les informations concernant cette réunion.

On indique à minima les éléments suivants : 

• soit le nom des invités (WANDEED ira chercher leur adresse mail dans la base CONTACTS), soit l'adresse mail des invités s'ils ne sont pas connus de WANDEED,
• pour envoyer automatiquement une invitation TEAMS, il faudra cocher la case 'réunion en ligne,'
• l'état que prendra votre status TEAMS pendant cette réunion. Si vous ne souhaitez pas être dérangé pendant cette réunion, choisissez le status 'occupé'. 

Sur l'onglet 'périodicité', vous pouvez indiquer que la réunion est une réunion qui se déroule de façon périodique et définir la périodicité.

Dans l'exemple ci-dessous, on a souhaité que la réunion de cadrage du projet se tienne tous les 1er mercredi du mois jusqu'au mois de décembre 2025.

Dès que vous sauvegardez votre événement, l'événement est crée dans l'agenda et les invitations sont envoyées aux différents participants.

• Et si des modifications devaient être apportées à cette réunion (changement de date, horaires, annulation)

  
  

• Votre réunion est une invitation unique (événement sans périodicité)

• La réunion s'est bien passée et vous indiquez dans l'agenda que la réunion est terminée. Alors pas de crainte, vos invités ne recevront pas de notification.
• Une fois notée terminée, vous pouvez même supprimer la réunion. Personne n'en sera informé.

• Votre réunion est une réunion périodique(événement avec périodicité)
  • Vous pouvez modifier une occurrence de la série suite à des changements de jour ou d'heure. Vos invités en seront avertis.
  • Comme dans le cas simple, si la réunion s'est bien passée et vous indiquez dans l'agenda que la réunion est terminée, alors personne n'en sera averti.
  • Une fois notée terminée, vous pouvez même supprimer l'occurrence de la réunion. Personne n'en sera informé.

NB : Il y a donc décorrélation entre l'agenda Wandeed et Outlook : il reste dans Outlook des événements qui sont supprimés dans Wandeed. Donc l'agenda Wandeed est toujours parfaitement juste. L'agenda outlook conserve des événements en plus afin de ne pas polluer les invités avec des suppressions d'invitations inutiles.