Faire appel à la sous-traitance

• Introduction
  

Pour effectuer certaines tâches de la mission qui vous a été confiée, vous allez faire appel à la sous-traitance.

Si le cas d'usage schématisé ci-dessous représente ce que vous voulez mettre en place, alors vous êtes au bon endroit ! Sinon allez consulter notre article concernant la sous-traitance en paiement direct. 

Cet article vous explique comment :

• Définir votre prestataire de services dans WANDEED.
• Définir les activités que vous lui sous-traitez.
• Intégrer dans votre chiffrage les activités de sous-traitance sans qu'elles apparaissent dans votre devis.
• Planifier les activités de sous-traitance et passer commande.  
• Conserver les factures que votre prestataire de services vous envoie.
• Conservez la trace des règlements que vous avez effectués vers votre prestataire de services.

NB : Notez que, dans ce cas d'usage, il n'y a pas d'impact sur l'édition de votre devis, il n'y a pas d'impact sur votre façon de facturer et sur l'édition de votre facture. 

• 1/ Définir votre prestataire dans WANDEED 

La personne ou l'entreprise à qui vous confiez la réalisation de certaines activités est, au même titre que l'ensemble des parties-prenantes de votre projet, un CONTACT pour WANDEED.

Définir cette personne physique ou cette personne morale dans la base CONTACTS sera alors votre 1er geste.

Nous vous invitons à parcourir l'article suivant : Ajouter un contact

• 2/ Définir les activités que vous sous-traitez

Rappelez-vous que pour WANDEED, l'aide que vous allez chercher à l'extérieur (qu'elle soit matérielle ou humaine) est matérialisée par un article ACHAT.

Il faudra donc créer un article ACHAT pour définir la mission de sous-traitance.

Nous vous invitons à parcourir l'article suivant : Ajouter un article "achat"

• 3/ Intégrer dans votre chiffrage les activités de sous-traitance sans qu'elles apparaissent dans votre devis

C'est vers l'onglet CHIFFRAGE de votre devis que vous allez vous diriger. 

En effet, c'est au travers des éléments saisis sur cet écran que vous définissez les activités que vous avez chiffrées et qui apparaîtront sur votre devis. 

Sur la ligne de chaque mission (article de vente), une petite icône en forme d'œil vous permet d'accéder à la composition de la mission.  Et c'est, à cet endroit que vous allez pouvoir intégrer la prestation de sous-traitance.

Comment ?  En ajoutant, tout simplement, dans la composition de l'article de vente, l'article d'achat correspondant à la sous-traitance.

En procédant ainsi, vous avez intégré dans votre chiffrage, dans votre planning, la prestation que devra effectuer votre prestataire.

Notez que cela sera transparent pour votre client. En effet, il n' y pas de ligne dédiée sur votre devis, pas de ligne dédiée dans votre facture.

• 4/ Planifier les activités de sous-traitance et passer commande

Pour ces actions, c'est l'onglet PLANIFICATION du devis qui va vous être utile.

En effet, sur le planning, l'activité de votre prestataire apparait (c'est une ACTION pour WANDEED). Elle pourra être planifiée dans le temps au travers du diagramme de GANTT.

Le bouton ' Assigner' permet de lier la prestation à la personne ou à la société qui est en charge de la réaliser. Par ce geste, vous créez un lien entre l'article d'achat et un contact.

Ensuite, vous pourrez activer le bouton 'Passer la commande' 

Les contrats d'achat des différents fournisseurs seront automatiquement créés et rattachés au projet ! Ces contrats contiendront la partie 'chiffrage' avec la liste des articles achetés et leurs prix d'achat, la partie 'conditions de facturation' et le planning d'achat.

Mais vous pouvez également gérer vos contrats d'achat de façon manuelle sans passer par le bouton 'Passer la commande'.

Pour plus d'éléments sur la planification des activités, vous pouvez consulter l'article suivant : Planifier avec le diagramme de GANTT

• 5/ Conserver les factures que votre prestataire de services vous envoie

Pour cela, il suffira juste de saisir les factures reçues dans l'espace 'facture d'achat ' de votre projet.

• 6/ Conserver la trace des règlements que vous avez effectués vers votre prestataire de services

Il suffit juste de sélectionner les factures d'achat que vous avez réglées et de l'indiquer à WANDEED. Pour chaque facture réglée, un règlement sera généré.

BONUS : Retrouver le résultat de ces opérations dans la fiche de synthèse du contrat.

Le montant de la prestation achetée auprès de votre sous-traitant apparait dans la colonne 'Commandé' et 'Dépenses prévues dont ST'.

Les montants des factures déjà réglées à votre sous-traitant apparaît dans la colonne 'dépenses réalisées' et 'Dépenses réalisées dont ST'.   

• 7/ Et si le montant de la prestation sous-traitée venait à évoluer ! Quelle est la démarche à suivre ?

Ce petit paragraphe est là pour vous guider lorsque vous êtes confronté à une évolution du montant sous-traité (que cette évolution soit à la hausse ou à la baisse). Comment gérer ce cas d'usage dans WANDEED ?

Reprenons l'exemple ci-dessus :

Description de l'existant : 

• Une partie de la mission d'esquisse est sous-traitée à un prestataire extérieur pour un montant de 1000,00 euros.
• Vous avez utilisé le bouton et un contrat d'achat a été généré automatiquement.

Description de la situation suivante :

• La mission d'esquisse est toujours sous-traitée mais une erreur s'était glissée dans la saisie précédente : le montant sous-traité est de 2000 euros et non de 1000 euros.

Comment procéder ?

• Vous reprenez le contrat de vente et modifiez le montant sous-traité
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• Vous pourrez ensuite réutiliser le bouton  mais IL FAUDRA AUPARAVANT AVOIR SUPPRIME LE CONTRAT D'ACHAT PRECEDENT POUR EVITER D'AVOIR DES DOUBLONS( Wandeed n'a pas en effet prévu (pour l'instant !) de modifier le contrat d'achat initialement créé).
• Si vous ne souhaitez pas ou ne pouvez pas supprimer le contrat d'achat (exemple :contrat d'achat qui a déjà été facturé), alors il faudra modifier manuellement ce contrat d'achat avec le nouveau montant. 
• C'est ce nouveau montant qui apparait dans la colonne "commandé" de la fiche de synthèse du contrat. 
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