Créer un devis ou créer un contrat

• Comment accéder à la fonction 'créer un devis' ou 'créer un contrat'

Il existe 2 possibilités pour accéder à la fonction 'Créer un devis'  et 2 possibilités pour accéder à la fonction ' Créer un contrat' :

• Soit à partir de la liste globale des devis ou liste globale des contrats

• Menu principal : Icône représentant 

• Menu secondaire : Activité commerciale/Devis ou Vente/Contrat 

• Ecran central : Depuis la liste des devis ou depuis la liste des contrats, Bouton 

• Soit à partir d'un projet donné

  • Menu secondaire : Activité commerciale/devis
    

  • Ecran central : Depuis la liste des devis, Bouton 

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  Dans ce second cas, il existe une variante à la fonction «Ajouter un devis», il s’agit de la fonction «Ajouter un devis à partir d’un modèle». Cette variante a été conçue pour vous simplifier le quotidien. En choisissant de partir d’un modèle pour créer un devis, vous héritez des données du devis modèle.

Il en est de même pour le contrat.

Au travers de ces fonctions, vous venez compléter les autres briques du projet.

Vous pouvez rattacher plusieurs devis à un même projet mais vous aurez compris que la création du projet est un prérequis.

• Les données à saisir lorsque l'on souhaite créer un devis pour un projet donné

• Les données à saisir lorsque l'on souhaite créer un contrat pour un projet donné

-------------------------------------------------        Onglet Informations générales    ---------------------------------------------------

Données	Explicatif
Projet	Donnée obligatoire (1 devis doit obligatoirement être rattaché à un projet). Si vous avez déjà sélectionné un projet, son libellé est  affiché. Si vous créez un devis sans avoir choisi au préalable le projet, il faudra sélectionner le projet dans une liste que WANDEED vous propose.
Référence client	Vous pouvez noter ici la référence de votre devis chez le client
Avenant au devis ou Avenant au contrat	Si le devis que vous êtes en train de saisir est un avenant à un devis existant, il faudra référencer le devis initial ici. Il en est de même pour les contrats. Notez que lorsque plusieurs avenants sont liés à un contrat, il sera possible de facturer l’ensemble des avenants au contrat sur la même facture.
Société	Donnée obligatoire préaffichée par WANDEED. C’est la société en charge du projet.
Unité	Donnée obligatoire préaffichée par WANDEED. Vous pouvez ajouter plus de précision en indiquant quelle unité ( service) de la société est en charge du contrat.
Responsable  du devis	Donnée obligatoire. La personne qui est en charge de la rédaction du devis.
Client	Donnée obligatoire préaffichée par WANDEED. Il s’agit du client qui gère le projet.
Responsable commercial	Le responsable de l’affaire dans votre structure. Donnée issue de la base des contacts.
Responsable chez le client	Donnée issue de la base des contacts. Si le contact n’existe pas, il est possible de l’ajouter.
Payeur	Donnée obligatoire issue de la base des contacts.  Par défaut, une fois le client sélectionné, le payeur est pré affiché avec le nom du  client.  Toutefois, vous pouvez modifier cette information si le payeur du contrat n’est pas le client.  Si le contact n’existe pas, il est possible de le créer.
Responsable chez le payeur	Quand le payeur est une personne morale, il est possible de référencer la personne qui sera votre interlocuteur pour tous les aspects financiers. Donnée issue de la base des contacts. Si le contact n’existe pas, il est possible de l’ajouter.
Maitre d’ouvrage  délégué ou intermédiaire	Donnée obligatoire issue de la base des contacts. Si le contact n’existe pas, il est possible de le créer.
Intitulé du devis	Saisie obligatoire.  Un petit texte synthétique qui permet de comprendre rapidement l’objectif du devis.
Date du devis	Date d’émission du devis. A choisir dans un calendrier. Ce n’est pas obligatoirement la date du jour.
Date de décision prévisionnelle	Si vous connaissez la date à laquelle votre client prendra sa décision concernant l’acceptation ou non de votre devis, notez la ici.  Cela permettra de suivre vos devis et de mettre en place des filtres de sélection en fonction de la date de décision..
Date de démarrage prévisionnelle	Si vous connaissez la date à laquelle votre client souhaite commencer son projet, notez la ici.  Cela permettra de suivre vos devis et de mettre en place des filtres de sélection sur cette date de démarrage prévisionnelle et d’affiner vos plannings.
Durée de validité et date de fin de validité	Si vous souhaitez gérer une période de validité de votre devis.
	Bouton permettant de signifier à WANDEED que vous souhaitez prendre en compte les éléments de planification du devis dans le planning général du projet. Pratique si l’on veut optimiser la gestion des ressources.
Espérance	Donnée obligatoire. Probabilité de signer le devis. Nombre entier entre 0 et 100.  Ce niveau d'espérance aura un impact sur tout le prévisionnel.  Exemple dans le planning de facturation prévisionnel, si le taux d'espérance est de 50 %, les montants mensuels de facturation seront divisés par 2 par rapport au chiffrage initial.
Détails	Un texte explicatif qui permet de donner au client quelques informations complémentaires concernant le devis. Ce texte s’affichera sur le devis lorsque vous demandez l’impression.
Devise	Donnée obligatoire. Par défaut l’euro, mais vous pouvez saisir une autre devis. ( donnée issue de la table paramètre des devises).
Taux de TVA par défaut	Donnée obligatoire. Donnée issue de la table paramètre des taux de TVA.
Mode de règlement	Donnée obligatoire. Une liste des modes de règlement disponibles est affichée. Cette liste n’est pas modifiable. Si vous souhaitez intégrer un nouveau mode de règlement, vous pouvez en faire la demande à notre équipe support.
Délai de règlement	Donnée obligatoire. Une liste des délais de règlement disponibles est affichée. Cette liste n’est pas modifiable. Si vous souhaitez intégrer un nouveau délai de règlement, vous pouvez en faire la demande à notre équipe support.
Compte bancaire	Les comptes bancaires ont été initialisés par notre équipe support.
Date de l’acompte	Date où sera demandé  un acompte si  le paiement d’un acompte est prévu dans les conditions générales.
	Pour les contrats uniquement, possibilité de saisir le montant de la caution bancaire.
	Pour les contrats uniquement, possibilité de saisir le pourcentage de retenue
Domaines de compétences	Précisez ici la liste des domaines de compétence nécessaires pour mener à bien le projet. A choisir dans la liste des domaines de compétences que vous avez déjà établie ( voir la fonction paramètre/contractualisation/domaines de compétences). Vous pouvez choisir plusieurs domaines de compétences. Pour rappel : la mise en place des domaines de compétences permet lors de l'assignation des ressources dans la planification, d'être guidé dans le choix des personnes à affecter…. on recherche toujours les personnes les plus qualifiées :)
Commentaire  interne	Un texte explicatif qui permet de rédiger un commentaire qui ne sera lisible que par les collaborateurs qui ont accès au projet.

• Les fonctionnalités accessibles depuis cet onglet

  • Historiser : Permet de « prendre une photo » de votre devis ou de votre contrat à l’instant T. Cette photo sera accessible dans l’onglet « suivi » , au niveau du tableau « historique ». Des changements pourront être enregistrés au niveau du devis ou du contrat, vous garderez ainsi l’historique des modifications. Notez que toutes les composantes du devis ou du contrat sont historisées (chiffrage, conditions de facturation, planification, etc.).  
  • Dupliquer le devis ou le contrat
  • Supprimer le devis ou le contrat pour les personnes qui en ont le droit
  • Quitter l’écran sans sauvegarder 
  • Enregistrer vos données concernant le devis ou le contrat

-------------------------------------------------- Onglet Champs personnalisés ---------------------------------------------------------

• Se référer aux articles dédiés à la gestion des champs personnalisés Définir les formulaires personnalisés

----------------------------------------     Onglet Chiffrage     -----------------------------------------------------------------------------

Au travers de l’onglet « Chiffrage », vous allez pouvoir établir le montant total de votre devis ( ou contrat) et définir le détail de sa composition.

Petit rappel : ce sont les articles de vente, définis au préalable et rentrant dans la composition du devis ( ou du contrat), qui vont vous permettre d’établir facilement et rapidement votre chiffrage. 

Le bouton  vous permet de piocher dans votre catalogue d’articles de vente en sélectionnant les articles qui rentrent dans la composition de votre chiffrage.

Vous pouvez  regrouper vos articles de vente par thématique en utilisant la notion de chapitre .  

Ainsi, vous structurez ligne à ligne votre devis ou votre contrat.

Nous attirons votre attention sur les petits signes et

qui permettent d’afficher ou de masquer les articles  qui ont été définis au sein d’un chapitre. 

Vous pouvez déplacer les chapitres et les articles de chapitre en chapitre (il faut sélectionner la ligne, la déplacer et la déposer où vous souhaitez).

Une fois les articles sélectionnés, voici la liste des variables du devis ( ou contrat) que vous pouvez modifier et les actions que vous pouvez effectuer.

• Les fonctionnalités accessibles depuis cet onglet

  • Historiser : Permet de « prendre une photo » de votre devis ou contrat à l’instant T. Cette photo sera accessible dans l’onglet « suivi » , au niveau du tableau « historique ». Des changements pourront être enregistrés au niveau du devis ou du contrat, vous garderez ainsi l’historique des modifications. Notez que toutes les composantes du devis ou du contrat sont historisées (chiffrage, conditions de facturation, planification, etc.).  
  • Dupliquer le devis ou du contrat.
  • Supprimer le devis ou le contrat pour les personnes qui en ont le droit
  • Quitter l’écran sans sauvegarder. 
  • Enregistrer vos données concernant le devis ou le contrat.

--------------------------------------------------   Onglet Conditions de facturation  -------------------------------------------------

Vous voilà sur l’écran permettant de définir les modalités de facturation. Dans l’onglet «Informations générales » du devis ( ou du contrat), les informations concernant le mode de règlement avaient déjà été enregistrées. Il s’agit désormais d’établir quand vous pourrez facturer.

Pour chaque ligne « article » de votre devis ou de votre contrat, WANDEED affiche les modalités de facturation (héritées de ce qui a été défini au niveau des articles de vente). Voici les données affichées et les actions que vous pouvez effectuer.

Pour chaque ligne « article » de votre devis ou contrat, WANDEED affiche les modalités de facturation (héritées de ce qui a été défini au niveau des articles de vente). Voici les données affichées et les actions que vous pouvez effectuer.

• Les fonctionnalités accessibles depuis cet onglet

  • Afficher le planning avec le reste à facturer pour chaque ligne du contrat.
  • Historiser : Permet de « prendre une photo » de votre devis ou de votre contrat à l’instant T. Cette photo sera accessible dans l’onglet « suivi » , au niveau du tableau « historique ». Des changements pourront être enregistrés au niveau du devis ou du contrat, vous garderez ainsi l’historique des modifications. vous garderez ainsi l’historique des modifications. Notez que toutes les composantes du devis ou du contrat sont historisées (chiffrage, conditions de facturation, planification, etc.).
  • Quitter l’écran sans sauvegarder 
  • Enregistrer vos données concernant le devis ou le contrat 

------------------------------------------   Onglet planification -------------------------------------------------------------------------

La planification des devis et la planification des contrats est représentée sous forme de diagramme de Gantt. Nous vous invitons à suivre le module dédié à ce diagramme pour plus de détails à propos de ce dernier. Elle reprend la même structure (chapitres et articles) que le chiffrage et les conditions de facturation. Ce diagramme liste toutes les actions à accomplir pour mener à bien le contrat, et indique les dates auxquelles ces actions doivent être effectuées (le planning). Ces actions sont définies grâce aux articles sélectionnés et peuvent être modifiées.

 La planification affiche en violet foncé les chapitres du chiffrage, en violet un peu plus clair les articles et en encore plus clair les conditions de facturation. Enfin, on affiche sur fond blanc les actions.

Attention, il est interdit de supprimer un chapitre, un article ou une condition de facturation depuis le planning, car sinon, on pourrait modifier la relation contractuelle avec le client sans s’en rendre compte.

• Se référer aux articles dédiés à la gestion de la planification -diagramme de GANTT Planifier avec le diagramme de GANTT

--------------------------------------------     Onglet Suivi       ----------------------------------------------------------------------------

Cet onglet permet d’enregistrer les différentes étapes du devis ou du contrat.

Pour chaque étape que vous souhaitez valider, il faut cliquer sur le bouton . Il devient rose , preuve que votre étape a bien  été enregistrée. Vous pouvez également saisir une date et un commentaire pour un meilleur suivi.

Dans l’exemple proposé, le devis peut être annulé ou transformé en contrat.

Dans le cas où le devis est accepté par le client, ce devis est transformé en contrat. On note la date et un petit commentaire en lien avec le changement d’étape. Vous pouvez définir votre propre workflow.

Dans le cas où vous avez historisé une ou plusieurs versions de votre devis ou de votre contrat, l’historique des versions s’affiche en bas de l’écran.

Vous pouvez visualiser les caractéristiques de chaque version en cliquant sur le petit œil rose.

Pour finir, vous pouvez enregistrer un ou plus fichiers en lien avec le devis ou le contrat .

• Les fonctionnalités accessibles depuis cet onglet

  • Historiser : Permet de « prendre une photo » de votre devis ou de votre contrat à l’instant T. Cette photo sera accessible dans l’onglet « suivi » , au niveau du tableau « historique ». Des changements pourront être enregistrés au niveau du devis ou du contrat, vous garderez ainsi l’historique des modifications. Notez que toutes les composantes du devis( ou contrat) sont historisées (chiffrage, conditions de facturation, planification, etc.).  
  • Quitter l’écran sans sauvegarder 
  • Enregistrer vos données concernant le devis ou le contrat

---------------------------------------------              Onglet KANBAN                      -----------------------------------------------

• Se référer aux articles dédiés à la gestion de la planification -KANBAN.

----------------------------------------------------   Onglet CO-TRAITANTS ---------------------------------------------------------

• Se référer aux articles dédiés à la gestion des co-traitants. Mandataire d'un groupement avec co-traitants

-------------------------------------------         Onglet SOUS-TRAITANTS     --------------------------------------------------------

• Se référer aux articles dédiés à la gestion des sous-traitants. Faire appel à la sous-traitance en paiement direct

--------------------------------                    Onglet INTRA-GROUPES    ----------------------------------------------------

• Se référer aux articles dédiés à la gestion intra-groupes.