Ajouter une action dans un planning

• Introduction

Une action est, dans WANDEED, une activité à effectuer dans le cadre d'un devis, d'un contrat, d'un processus. On retrouve donc cette notion dans de nombreux écrans de l'ERP en lien avec la planification. On peut donc créer, modifier ou supprimer des actions lorsque l'on manipule le planning d'un article de vente, d'un devis, d'un contrat, d'un processus.

• Comment accéder à la fonction "Ajouter une action"

• Se positionner sur un article de vente, un devis, un contrat, un processus

• Cliquez sur l'onglet " planification"

  • puis bouton  selon la fonction que vous voulez effectuer sur l'action

  • Dans le cas d'une création d'action ou d'une modification d'action, l'écran suivant s'affiche
    
    

• Les données que vous pouvez enregistrer
  

-------------------------- --------------            Onglet informations générales             ---------------------------------------------

Données	Explicatif
Nom	Saisie obligatoire. Nom de l'action.
Ressource	Permet de définir la ressource nécessaire pour effectuer l'action. Cela peut être une ressource de type compétence, ce qui vous permettra ensuite d'affecter un de vos collaborateurs. Ou une ressource de type matériel pour indiquer que vous avez besoin de ce matériel pour mener . Ou tout simplement un achat qui est indispensable, cela vous permettra de passer commande par la suite.
Référence de la composition	En principe, cette donnée est égale à la donnée ressource. Dans le cas où la ressource ( de type compétence ou de type matériel) a été intégrée plusieurs fois dans le même chiffrage, on trouvera dans la référence de la composition la référence de la ligne qui correspond à l'action.
Tags	Des petits mots qui joueront le rôle de post-it sur l'action. Pour mettre en lumière certaines caractéristiques de l'action.
Intervenant	La personne qui interviendra pour mener à bien la tâche. ou le matériel ou le fournisseur. Le choix de votre collaborateur se fera au travers de la liste des collaborateurs de votre entreprise. Si vous avez choisi de gérer les domaines de compétences, alors vous verrez afficher dans la liste des petits indicateurs qui  signaleront si le collaborateur a la compétence ou pas.
Date de début	Saisie obligatoire. Date à laquelle il est prévu de démarrer la tâche.
Date de fin	Date à laquelle il est prévu de terminer la tâche.
Durée	Durée en nombre de jours de l'action. Attention, on ne pas confondre avec la charge estimée du travail à fournir.
Etat	A faire, En cours, Terminé.
Type de l'action	Vous avez la possibilité de spécifier le type d'action.  Dans le cas d'une étape clé, une ligne verticale apparaitra à la fin de l'action sur le diagramme de GANTT. Elle sera visible que les actions soient déployées ou pas. Cela rend les étapes clés très visibles. Dans le cas où l'action correspond à un jalon (Les jalons, ou « Milestone » en anglais, sont les événements essentiels d'un projet, les dates importantes, qui balisent l'évolution et l'avancée de ce projet. Ils permettent d'identifier un point précis dans la chronologie d'un projet donné), elle apparaitra sous forme de losange et la date de début sera égale à la date de fin de l'action. Exemple d'utilisation : Une date jalon peut correspondre à la date de signature d'un contrat ou bien à la date d'un rendu de document. Une étape clé peut être la date de livraison de matériaux .
Commentaire	Un petit texte explicatif peut être saisi ici. Notez qu'il est possible d'y coller des images, des copies d'écran.

-----------------------------------------------       Onglet Champs personnalisés   --------------------------------------------

• Se référer aux articles dédiés à la gestion des champs personnalisés.

----------------------------------------------------------   Onglet Avancement       -------------------------------------------

Cet onglet renseigne l'utilisateur sur l'avancement de l'action. Les données seront alimentées au fur à mesure de la planification de l'activité et de la saisie des heures ou de la déclaration de la production.

Données	Explicatif
Quantité Article	Donnée affichée par Wandeed. Non modifiable. Correspond au nombre d'heures à effectuer dans le cadre de cette action. Ce nombre d'heures est déterminée en fonction du chiffrage établit dans le cadre d'un contrat. Voir exemple 1 décrit en dessous du tableau Dans le cas où l'action n'est pas liée à une compétence mais à du matériel à livrer, la quantité d'articles à livrer.
Montant HT	Donnée affichée par WANDEED. Non modifiable. Correspond au montant HT vendu pour cette action. Voir exemple 1 décrit en dessous du tableau.
	Ce bouton indique que l'action est terminée. Dans la majorité de cas, c'est WANDEED qui gère ce bouton en fonction de l'avancement de l'action mais vous pouvez également le gérer manuellement.
Quantité produite Avancement production Montant production	Données produites par Wandeed en fonction du nombre d'heures saisies et sur le reste à produire. Dans la majorité des cas, on laisse WANDEED gérer mais on peut également intervenir sur les données affichées. Dans l'exemple ci-dessous, si l'architecte senior qui intervient sur la mission APD a déjà travaillé 1,75 heures, l'avancement de l'action est de 10 % et le montant produit 175 euros
	Ce bouton indique que le produit a été livré. Dans la majorité de cas, c'est WANDEED qui gère ce bouton en fonction de l'avancement de l'action mais vous pouvez également le gérer manuellement.
Quantité livrée Avancement livraison Montant livré	Même raisonnement que pour  Quantité produite, Avancement production, Montant production mais pour le matériel

Exemple 1 : Soit une mission APD ( Avant projet définitif) qui a été chiffrée à 5005 euros pour 35 heures de travail. 

 Vue de l 'onglet Chiffrage du contrat 

3 compétences différentes interviennent sur cette mission: 1 architecte senior, 1 architecte junior et un chef de projet .

L'architecte Sénior doit intervenir 17,50 heures pour 1750 euros ( 17,5 * coût unitaire de l'heure). 

L'action associée à l'architecte senior porte donc les informations suivantes.

Si, on avait pris l'action du chef de projet, nous aurions les informations suivantes

------------------------------------------------        Onglet Discussion      ---------------------------------------------------

Il est possible de communiquer avec le reste de l'équipe via l'action en enregistrant des messages dans le pavé discussion.

 La liste des utilisateurs rattachés à votre entité s'affiche. Vous sélectionnez la ou les personnes que vous voulez informer et rédigez votre message. Chaque destinataire recevra une notification et un petit signe distinctif s'affichera sur l'action.

--------------------------------------------------         Onglet dépendances        -----------------------------------------------

Définir un planning, ce n'est pas juste établir une liste de tâches (ou actions) et définir la durée de chaque action. C'est aussi lier les tâches les uns aux autres et créer des liens de dépendance entre elles. Vous pourrez définir ces liens sur l'onglet "dépendances".    

Dépendance Planning

• Fin – début : L’action ne peut pas commencer avant que l’autre ne se termine, dépendance la plus commune, facilement réalisable directement sur le diagramme. 
• Début – début : Dès qu’une action commence, la deuxième peut également commencer. 
• Fin – fin : Dans certains cas, une action ne peut se terminer qu’en même temps qu’une autre. 
• Début – fin : Une action peut se terminer que si une autre commence. Dépendance la plus rare.

--------------------------------------------    Onglet Fichiers         ---------------------------------------------------------------

• Vous avez la possibilité d'enregistrer un ou plusieurs fichiers  associés à l'action.

-------------------------------------         Onglet événements      ---------------------------------------------------------------

Au travers de cet écran, vous avez la possibilité de définir une liste d'événements que vous souhaitez associer à une action. Un événement est une tâche à effectuer dans le cadre d'une activité.

• se référer à l'article " Ajouter un événement" pour connaître les données à saisir si vous souhaitez définir une liste d'événements  Ajouter un événement

Cet onglet est également porteur d'autres informations.

Données	Explicatif
	En choisissant d'activer le bouton , vous souhaitez vous affranchir de ce qui a été décidé au niveau du chiffrage. 35 heures de travail ont été chiffrées, mais vous estimez que c'est insuffisant et qu'il faut 40 heures pour le membre de votre équipe pour effectuer la mission. Alors activez le bouton et saisissez les 40 heures. C'est cette nouvelle saisie qui comptera.
	Un petit pense-bête qui récapitule le nombre total d'heures définies au niveau des événements par rapport au nombre d'heures définies au niveau de l'action. On rappelle qu'une action est composée de plusieurs événements.
	Un autre petit pense-bête qui récapitule le nombre d'heures terminées par rapport au nombre d'heures planifiées. (Au niveau des événements)
	L'utilisation de la notion d'effort est pertinente lorsque le chiffrage établi dans le contrat correspond à une enveloppe d'heures à votre disposition. Dans cette situation, l'objectif est de distribuer cette enveloppe d'heures entre différentes actions.  Il sera nécessaire de dupliquer préalablement l'action initiale qui contient l'enveloppe d'heures, une ou plusieurs fois.  Ensuite, pour chaque action dupliquée, il convient d'ajuster l'effort alloué. Exemple : vous disposez d'une enveloppe de 30 heures  pour effectuer 3 actions qui vous semblent similaires en terme de difficulté (l'effort est donc de 1 pour chaque action). WANDEED va répartir le nombre d'heures de façon équitable entre les actions . On aura donc 10 heures par action. Par contre, si vous estimez qu'une des actions requiert plus d'effort que les 2 autres, vous pourrez jouer sur l'effort de l'action en question. WANDEED répartira les heures en fonction de l'effort. On pourra avoir pour la même enveloppe de 30 heures Action 1 = 7,5 heures (effort 1) Action 2 = 7,5 heures (effort 1) Action 3 = 15 heures (effort 2)
Quantité de référence	Issue du chiffrage initial.
Quantité planifiée	Nombre d'heures planifiées. Soit manuellement, soit en utilisant le principe de l'effort.

• Les fonctionnalités accessibles depuis cet écran

• Enregistrer vos données concernant l'action
• Partager le lien pour accéder directement à l'action