La gestion des mails dans WANDEED

• Introduction : comprendre les grands principes de fonctionnement de la gestion des mails dans WANDEED

Cette introduction a pour objectif de vous présenter les grands principes de fonctionnement de la gestion des mails dès lors que la connexion entre Office 365 et WANDEED a été établie.

* PRINCIPE 1 - SYNCHONISER VOS MAILS

WANDEED propose une interface graphique qui est le reflet exact de votre messagerie OUTLOOK. En d’autres termes, tout mail envoyé ou reçu dans OUTLOOK est visible depuis WANDEED et vice-versa. De plus, toutes les fonctionnalités proposées par OUTLOOK (exemple: répondre, répondre à tous, transférer, catégoriser, etc.) sont également actives dans WANDEED.  

D’ailleurs, le simple fait d'avoir connecté Office 365 à WANDEED a eu quelques effets dans votre messagerie OUTLOOK.

Regardez bien ! Il y a quelques changements !

• Un dossier “Mails Wandeed” a été créé dans votre messagerie OUTLOOK.
  
• Le tag “Vu Wandeed” apparaît sur chacun de vos mails. Cela signifie que votre mail est connu de WANDEED
  Respect de la confidentialité -  A ce stade, les informations contenues dans votre e-mail ne sont connues que de vous.

* PRINCIPE 2 - PARFAIRE VOTRE ORGANISATION

Avez-vous l'habitude de trier vos e-mails dans des sous-dossiers sous OUTLOOK ? Si oui, WANDEED va améliorer votre organisation : 

• En créant automatiquement un sous-dossier OUTLOOK au nom de chaque projet.
• En vous offrant la possibilité de consulter en un clic tous les e-mails liés à un projet. 
• En vous proposant de conserver le mail et ses pièces jointes et l’associer à une action d’un processus. 
• En créant un événement dans votre agenda quand le mail est en lien avec une tâche que vous devez effectuer.

Le tag "Traité Wandeed" s'affiche sur tous les e-mails ayant fait l'objet d'une action sur Wandeed. Action effectuée par vous ou par un autre destinataire du mail.

* PRINCIPE 3- AMELIORER LA COLLABORATION

Vous venez d’arriver dans l’entreprise et on vous demande de prendre la gestion du projet “DELTA” ! Aucune période de transition n’est prévue avec l’ancien chef de projet ! Pas de panique !

• L’historique des mails est disponible dans le dossier du projet.
• Les documents importants ont été conservés et vous sont accessibles.

Chaque jour, vous êtes en copie de nombreux mails et après les avoir parcourus, il faut les classer… Encore une charge supplémentaire à gérer l Pas de panique !

• La mention “Traité Wandeed” indique qu’un autre destinataire du mail a déjà classé ce mail. 

• En ayant confiance en vos collègues, les e-mails seront automatiquement organisés. 
• Remarque : La fonction 'Faire confiance à mes collègues' s'applique uniquement aux e-mails de votre boîte de réception qui ont été gérés par d'autres. Ils seront placés dans le même dossier que ceux de vos collègues.

• Comment accéder à la fonction "Gérer mes mails"

Petit rappel : après avoir activé la synchronisation entre WANDEED et Office 365, tous les e-mails reçus ou envoyés depuis votre compte OUTLOOK sont instantanément accessibles dans WANDEED. De la même manière, les e-mails envoyés depuis WANDEED sont immédiatement disponibles dans votre boîte de réception OUTLOOK.

Cliquez sur l'icône de la petite enveloppe en haut à droite de l'écran pour consulter tous vos e-mails.

L'écran suivant s'affiche

Le contenu affiché agit de la même manière que votre boîte mail OUTLOOK. Vous avez la possibilité de :

•  Rechercher un message.
•  Consulter votre boîte de réception.
•  Consulter les éléments envoyés.
•  Répondre ou transférer un message.
•  Supprimer  ou archiver un message.
•  Assigner une catégorie à un mail.

Mais vous pouvez aussi:

• Transférer votre e-mail vers un projet, un contrat, une action ou un événement.
• Classer  votre e-mail en utilisant les mêmes critères de classement que vos collègues.
• Vous pouvez créer un événement dans votre agenda.

• Comment transférer votre e-mail vers un projet, un contrat, une action ou un événement ?
  

Depuis la liste d’un projet, sélectionner un projet. Puis sur l’écran d’accueil du projet, cliquez sur le bouton “créer un dossier Outlook’ qui se trouve en haut à droite.

WANDEED crée un dossier dans OUTLOOK pour votre projet. Grâce à la synchronisation entre OUTLOOK et WANDEED, ce dossier est également accessible via WANDEED.

Bonus : Nous vous laissons une petite marge de manœuvre pour choisir le nom de votre dossier.

Vous pouvez désormais déplacer “manuellement” (par un simple glisser-déposer) vos mails dans ce dossier OUTLOOK ou depuis WANDEED.

Remarque : Les dossiers créés par Wandeed ne doivent pas être renommés et/ou supprimés

Vous pouvez aussi, une fois un mail sélectionné, utiliser la fonction "Déplacer vers" situé dans la partie haute de cette page .

Une fenêtre s'affiche pour vous demander où vous souhaitez déplacer votre e-mail. Vous avez la possibilité de le rattacher :

• A un projet (Obligatoire). 
• A un processus/devis/contrat d’un projet. ( facultatif)
• A une action d’un projet.( facultatif) 

• A un évènement d’une action d’un projet. (facultatif)

Une fois ces informations renseignées, vous pouvez cliquer sur le bouton "Sauvegarder". Cela classera votre mail dans le bon projet et dans l'action ou l'événement.

Attention, il faut que l'action ou l'événement existe avant de pouvoir classer un mail dans ces derniers.

CE QUI SE PASSE AU NIVEAU DU PROJET

Si vous avez demandé de déplacer votre mail dans un projet, vous allez le retrouver dans la liste des mails “menu projet /gestion documentaire/mails”.

CE QUI SE PASSE AU NIVEAU DE l’ACTION D'UN PROCESSUS RATTACHE A UN PROJET

Si vous avez demandé de déplacer votre mail dans un projet/ processus/action, vous allez le retrouver sous votre action  ( menu projet/processus/modifier processus/planification).

Un fichier contenant les éléments de votre e-mail est alors disponible dans votre action.

• Comment créer un événement dans votre agenda ?
  

Imaginons que vous receviez un mail qui nécessite de rappeler votre interlocuteur pour discuter de plusieurs sujets. Votre journée est chargée et vous n’avez pas le temps de le faire en ce début de semaine. Par contre, il ne faut pas oublier ! Comment faire !

 UTILISEZ LA FONCTION “DEPLACER VERS”  puis bouton “ SAUVEGARDER ET CREER UN EVENEMENT”

L’effet est immédiat : un événement est créé dans votre agenda pour vous rappeler de traiter cet e-mail. Il vous suffit simplement de déplacer cet événement au moment qui vous convient le mieux. Le mail est même accessible depuis l’événement.

Faites le test ! vous verrez… c’est bluffant !